Право подписи хозяйственных и финансовых документов

Приказ на право второй подписи

Руководители организаций в ходе своей работы подписывают большое количество бумаг. Во время отсутствия этих лиц работа компании может замедлиться. Чтобы этого избежать, руководство может подстраховаться и предоставить право подписи документов другим сотрудникам. Для этого издают приказ на право второй подписи. Что в нем нужно будет указать, разберемся в статье.

Общие сведения

Согласно законодательству РФ первая подпись всегда принадлежит главе организации. Правом второй подписи можно наделить финансового директора или главного бухгалтера компании. Как правило, право подписывать первичную документацию передают главбуху. Право второй подписи рекомендуется закрепить соответствующим приказом. Кроме того, на случай ухода главного бухгалтера в отпуск или на больничный можно делегировать такие полномочия другому сотруднику, имеющему необходимые компетенции. Это важно для обеспечения беспрерывной работы компании.

Что говорит закон

ФЗ «О бухучете» (№402 от 06.12.2011 г.) в ст. 9 устанавливает, что каждый факт хозжизни организации должен подтверждаться первичной документацией и что на всех первичных учетных документах должны быть подписи должностных лиц или ответственных за совершение сделки и т.д. В Информации Минфина России №ПЗ-10/2012 говорится о том, что глава компании вправе определить перечень тех лиц, которые будут заверять первичную документацию организации. Таким образом, законодательство устанавливает право передачи подписи сотрудникам.

Как составить приказ

Унифицированной формы такого приказа не существует, поэтому в организации могут составить его в свободной форме, используя структуру, характерную для приказов.

Что необходимо указать, чтобы документ имел силу:

• полное и сокращенное наименование организации;
• наименование, номер и дату составления документа;
• суть приказа — о наделении правом подписи;
• ссылку на законодательные акты — в нашем случае это ФЗ «О бухучете», Информация Минфина от 04.12.2012 №ПЗ-10/2012;
• сами распоряжения о предоставлении права подписи;
• ФИО и должности сотрудников, которые наделяются данным правом;
• кто отвечает за исполнение приказа;
• подписи главы организации и указанных в приказе работников.

Важно! Также необходимо заверить образцы подписей. Это можно сделать прямо в тексте приказа либо в отдельном приложении. Данную информацию тоже необходимо отметить в приказе.

Приказ составляют в одном экземпляре, регистрируют в журнале приказов организации.

Образец приказа на право второй подписи

Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер»
(ООО «Юпитер»)

ПРИКАЗ №4
от «18» декабря 2019 года

О наделении правом подписи (на право второй подписи)

В связи с необходимостью исполнения норм, утвержденных в ст. 7 и ст. 9 ФЗ «О бухучете» от 06.12.2011 №402-ФЗ, определяемых с учетом мнения Минфина РФ, указанного в Информации от 04.12.2012 №ПЗ-10/2012, а кроме того, оптимизации документооборота ООО «Юпитер»

Образцы подписей У.К. Вострокнутовой и П.А. Санниковой приводятся в приложении к настоящему приказу.

Генеральный директор: Некрасов / Е.В. Некрасов

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер: Вострокнутова / У.К. Вострокнутова
Заместитель главного бухгалтера: Санникова / П.А. Санникова

Источник: http://assistentus.ru/forma/prikaz-na-pravo-vtoroj-podpisi/

Кому принадлежит право первой и второй подписи

Право первой подписи – это право подписывать документы от имени организации. Оно принадлежит руководителю, но может делегироваться иным лицам. Право второй подписи – это право главного бухгалтера подписывать финансовые, бухгалтерские, расчетные документы. Такими полномочиями его наделяет лицо, у которого есть право первой подписи.

Право руководителя

Общеизвестный факт: право руководителя организации подписывать документы является абсолютным. Для подтверждения его никаких дополнительных доверенностей, приказов не нужно. Оно закреплено в ряде федеральных законов и нормативных актов. Приведем некоторые из них:

• ФЗ-14 «Об ООО» об этом говорит в ст. 40-3. Руководитель может, в том числе, и совершать сделки от имени Общества, т.е. подписывать не только внутренние, но и внешние документы. Здесь также уместно вспомнить и о ст. 53 ГК РФ, из которой следует, что договоры от лица фирмы подписываются ее руководством.
• ФЗ-402 «О бухучете» в ст. 9 говорит, что одним из обязательных реквизитов первичного документа является подпись лица, совершившего сделку. Положение по ведению бухучета и отчетности, утвержденное приказом №34н от 29/07/98 г., прямо утверждает право руководителя вести лично бухучет, в случае спорных ситуаций принимать единоличные решения, касающиеся учета, а также утверждать список лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов (ст. 14), т.е. фактически тот может оставить за собой право единолично подписывать их.

Однако зачастую руководители делегируют свое право подписи другим работникам, или третьим лицам. В компании, согласно ст. 65.3 п. 3 ГК РФ, могут быть несколько руководителей. В подобных случаях право первой подписи и разделение полномочий прописывается в Уставе.

Права работников организации и третьих лиц

Причины делегирования подписи исходят из практики делопроизводства. Руководитель компании, имеющий по умолчанию право подписи, может отсутствовать на рабочем месте в тот момент, когда эта подпись понадобится. Причины могут быть различными:

• болезнь, отпуск, командировка руководителя;
• круглосуточный рабочий режим либо работа фирмы без выходных;
• значительные объемы документооборота.

Возможны несколько вариантов разрешения ситуации:

1. За руководителя расписывается другой руководитель, такая возможность заранее прописана в уставных документах.
2. Вместо подписи ставится факсимиле, если такой вариант не идет вразрез с законодательством.
3. Уполномоченному подписывать документы выдается доверенность, подтверждающая это право.
4. Издается приказ (распоряжение), где указано лицо (лица), уполномоченные расписываться за других лиц.

Сразу скажем, что право подписи за руководителя в Уставе прописывается достаточно редко, только в случае если второе ответственное лицо гарантированно не уйдет со своего поста в короткий срок. Иначе последует необходимость вносить изменения в Устав.

Редко используется и подпись в виде факсимиле – на большинстве первичных документов она недействительна (счета-фактуры, кадровые, кассовые документы и др.). Факсимиле может использоваться, например, в документообороте по договорам, если в договоре прописана такая возможность, и оформлен он «обычной» подписью; на коммерческих предложениях, обычных счетах, выставленных по расчетам между контрагентами.

Рассмотрим случаи оформления права подписи доверенностью и приказом. Доверенность на право подписывать документы может выдаваться не только работнику организации, но и лицу, не имеющему с ней трудовых, гражданско-правовых отношений. Общие правила выдачи доверенностей на право подписи описывает ГК РФ в ст. 185, 185.1. Таким способом доверить право подписи можно, например, уполномоченному частному лицу, другой фирме (в лице ее руководителя), для заключения договора; главному бухгалтеру для обмена документами с ИФНС. Срок доверенности может быть любым. Он отсчитывается от даты выдачи.

Приказ о передаче полномочий используется, если нужно наделить ими сотрудников фирмы. На необходимости определить круг лиц, наделенных правом подписи, в частности, настаивает Минфин (док-т №ПЗ-10/2012 от 04/12/12 г.).

Приказом можно предоставить право подписи как одному лицу, так и группе лиц; дать его тем сотрудникам, которые раньше такого права не имели, и продлить уже существующие полномочия на новый срок. Приказ чаще всего оформляется сроком на год.

Какая бы форма документа ни применялась, нужно четко указать:

• персональные данные замещающего лица;
• перечень документов и ситуаций, при которых данное лицо может подписывать документы.

Образец подписи сотрудника (сотрудников) руководителю необходимо лично заверить. Это делается либо в самом документе, либо в приложении к приказу, если список обширный.

На заметку! Когда уполномоченное лицо ставит свою подпись на документе, помечать ее буквами И.О. («исполняющий обязанности»), «за» (в значении «за руководителя») не нужно.

Главный бухгалтер и право второй подписи

Право второй подписи представителя бухгалтерской службы – вопрос неоднозначный, в котором стоит разобраться более подробно.

В упомянутом Положении №34н утверждается, что без подписи главного бухгалтера недействительны и не могут исполняться документы (ст. 14 Положения):

• денежные;
• расчетные;
• касающиеся финансовых обязательств и кредитов.

В то же время директор может бухгалтерский учет вести лично и лично отвечает за состояние учета в организации. Как уже отмечалось, при возникновении споров с главным бухгалтером руководитель несет всю полноту ответственности.

Наделить полномочиями и правом второй подписи бухгалтера может лишь руководитель компании. Заметим, что в прошлом право второй подписи главбух имел автоматически, с момента вступления в должность, согласно ФЗ-129 «О бухучете», ст. 7. упоминалось такое право и в инструкциях ЦБ РФ (например, документ №28-И от 14/09/06 г.). Теперь эти документы не действуют.

Действующий ФЗ-402 и инструкция №153-И от 30/05/14 г. ЦБ не содержат прямых указаний на необходимость второй подписи главного бухгалтера.

Если бухгалтер наделен правом подписи на документах, целесообразно приказом делегировать его полномочия еще одному сотруднику. В ином случае, при отсутствии должностного лица на рабочем месте могут возникнуть сложности в оформлении документов. Может быть задействован заместитель главного бухгалтера, старший бухгалтер, руководитель финансовой службы и пр.

Источник: http://assistentus.ru/vedenie-biznesa/komu-prinadlezhit-pravo-pervoj-i-vtoroj-podpisi/

Право подписи хозяйственных и финансовых документов

Дата публикации 28.08.2019

В учреждениях, подведомственных управлению, проводится централизация учета. Создан МУК «Центр бухгалтерского учета отрасли». Кому принадлежит право первой и второй электронной подписи (ЭП) финансовых документов обслуживаемых учреждений? Можно ли по доверенности передавать ЭП директора в центр бухгалтерского учета для подписания финансовых документов и отчетности, которая передается по электронным каналам связи?

Частью 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ) установлено право передавать ведение бюджетного и бухгалтерского учета другому учреждению (централизованной бухгалтерии) (п. 5 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н). Однако в таком случае учреждение на основании договора (соглашения) передает иной организации только полномочия по ведению учета и формированию отчетности. Иные полномочия, возложенные на учреждение, передать иной организации (централизованной бухгалтерии) нельзя (см., например, письмо Минфина России от 30.06.2017 № 02-02-05/42411).

Бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной после подписания ее руководителем экономического субъекта (ч. 8 ст. 13 Закона № 402-ФЗ). При этом в соответствии со ст. 3 Закона № 402-ФЗ руководитель экономического субъекта — лицо, которое является единоличным исполнительным органом экономического субъекта, либо лицо, ответственное за ведение дел экономического субъекта, либо управляющий, которому переданы функции единоличного исполнительного органа.

Единые требования к составлению бюджетной отчетности, отчетности государственных (муниципальных) бюджетных (автономных) учреждений установлены приказами Минфина России от 28.12.2010 № 191н, от 25.03.2011 № 33н (далее — Инструкции № 191н, 33н).

В случае передачи руководителем учреждения полномочий по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета и составления на его основе отчетности по договору (соглашению) другому учреждению или организации (централизованной бухгалтерии) бухгалтерская отчетность составляется и представляется централизованной бухгалтерией от имени учреждения в порядке, предусмотренном инструкциями № 191н, 33н (п. 6 Инструкции № 191н, п. 5 Инструкции № 33н).

Бухгалтерская отчетность, составленная централизованной бухгалтерией, подписывается руководителем учреждения, передавшего ведение учета, руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером-специалистом) централизованной бухгалтерии, осуществляющей ведение бухгалтерского учета и (или) формирование бухгалтерской отчетности. Аналогичные положения содержатся в п. 8 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. приказом Минфина России от 30.12.2017 № 274н.

Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, далее — Закон № 63-ФЗ). Использование электронной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом и иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Законодательство не содержит запрета на передачу ЭП и права подписи финансовых документов и отчетности по доверенности. Вместе с тем, исходя из ч. 8 ст. 7 Закона № 402-ФЗ, руководитель экономического субъекта (в т.ч. учреждения, передавшего ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии) единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.

Таким образом, законодательство не запрещает передавать электронную подпись руководителя обслуживаемого учреждения в центр бухгалтерского учета для подписания финансовых документов и отчетности. Однако вне зависимости от того, кто составляет и подписывает бухгалтерскую отчетность, ответственность за ее достоверность несет руководитель учреждения. Разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 17.05.2019 № 02-07-10/35722, от 02.04.2019 № 02-06-05/22824.

По нашему мнению, право первой подписи целесообразно оставить за руководителем обслуживаемого учреждения. Это позволит учреждению контролировать хозяйственные операции и корректность их отражения в учете, поскольку именно учреждение обладает исходной информацией о фактах хозяйственной жизни и особенностях деятельности. Правом второй подписи может быть наделен главный бухгалтер (бухгалтер) централизованной бухгалтерии, ответственный за обслуживание учреждения.

Источник: http://its.1c.ru/db/content/budquest/src/28_08_2019_%EF%F0%E0%E2%EE%20%EF%EE%E4%EF%E8%F1%E8_%F6%E5%ED%F2%F0%E0%EB%E8%E7%E0%F6%E8%FF.htm

Приказ о наделении правом подписи — оформляем правильно

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?

Статья 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.

В действующем законодательстве отсутствует норма, императивно устанавливающая способ наделения сотрудников такими полномочиями, поэтому в этом вопросе следует ориентироваться на сложившиеся обычаи документооборота, согласно которым полномочие подписи может быть передано:

• посредством утверждения соответствующего приказа;
• при помощи доверенности на подписание первички.

Принцип разграничения этих двух подходов в том, что действие распоряжения распространяется только на сотрудников организации, в то время как доверенность — на любых лиц, указанных в бумаге. Составление этих документов регламентировано разными источниками права — в первом случае это Трудовой Кодекс РФ , а во втором — Гражданский .

Выбор между двумя нормативными источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что нужно будет подписывать внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение — издать приказ. Если же планируется подписывать и передавать бумаги за пределы компании (например, сопроводительные письма к отгрузке товара либо счета-фактуры), то предпочтительнее выбрать доверенность. В целях безопасности и охраны коммерческой тайны многие опасаются передавать такие серьезные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика с приказами является наиболее распространенной. Однако в случаях, если руководитель намерен поручить сотруднику ряд мелких задач и не готов наделять его правом подписи в глобальном смысле, то он также может оформить на него доверенность.

Тем не менее, в обоих актах необходимо указать:

• персональные данные уполномоченного лица;
• наименования бумаг, которые оно сможет подписывать.

Также в обоих случаях руководителю фирмы следует удостоверить образец подписи уполномоченного лица, которая должна быть проставлена в отдельной графе бланка.

Образец приказа о предоставлении права подписи

Руководитель может предоставить возможность подписания главному бухгалтеру, своему заместителю или другому сотруднику, исполняющему обязанности руководителя по составлению налоговых, финансовых и юридических бумаг. Приказ на право подписи первичных документов может быть оформлен в свободной форме, поскольку действующее законодательство не устанавливает унифицированного бланка. Тем не менее, согласно сложившейся практике документооборота, в бланке следует указать:

• название компании, ее реквизиты;
• реквизиты бланка (номер и дата);
• правовое основание передачи права подписания (ст. 7 и 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
• ФИО и должность сотрудников, которым передается право подписания;
• перечень документов, которые человек будет вправе подписывать за руководителя;
• образец росписи уполномоченного лица и директора.

Образец приказа о праве подписи счетов-фактур

По такому же принципу можно передать возможность подписания не только первичных, но и финансовых документов. Однако подобные операции влекут за собой повышенную ответственность сотрудника, поскольку могут нанести серьезный урон организации. Необходимо, чтобы сотрудник имел достаточную квалификацию и чтобы новые полномочия соответствовали его должностной инструкции.

Источник: http://ppt.ru/forms/rabota/pravo-podpisi

Как правильно делегировать право подписи налоговой отчетности, счетов-фактур и бухгалтерской «первички»

Подписание и отправка налоговой отчетности

Общие правила подписания налоговой отчетности установлены в пункте 5 статьи 80 Налогового кодекса РФ. В нем сказано, что декларации и расчеты подписываются налогоплательщиком или его представителем. Тут надо отметить, что налогоплательщик-организация в принципе не может действовать лично. Поэтому от ее лица всегда выступает представитель. Руководитель компании (а в некоторых видах организаций и другие лица) вправе представлять организацию без доверенности — на основании устава или других документов. При этом сведения о лицах, имеющих право действовать от имени организации без доверенности, должны быть внесены в ЕГРЮЛ.

Все остальные лица (в том числе главбух) могут подписывать налоговую отчетность только при наличии доверенности от организации. Доверенность составляется и в том случае, когда право подписывать отчетность за налогоплательщика делегируется другой компании, которая ведет учет. При этом в пункте 3 статьи 29 НК РФ прямо оговаривается, что доверенность на представителя оформляется в соответствии с нормами гражданского законодательства.

Напомним, что при составлении доверенности от имени организации нужно соблюдать следующие правила (ст. 185 — 187 ГК РФ):

• доверенность оформляется в письменной форме;
• доверенность подписывается руководителем организации;
• в доверенности должна быть указана дата ее выдачи;
• срок действия доверенности может быть любым, но если его прямо не указать в тексте доверенности, то она будет действовать один год с момента выдачи;
• образец подписи уполномоченного лица не является обязательным реквизитом доверенности;
• доверенным лицом может быть как другая компания, так и любое физическое лицо, в том числе человек, который не является сотрудником организации.

Как видим, законодательство не требует, чтобы доверенность, выданная организацией, была заверена нотариально. А вот если доверителем является индивидуальный предприниматель, то ему придется обратиться к нотариусу (п. 3 ст. 29 НК РФ, п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.13 № 57, письмо ФНС России от 16.10.13 № ЕД-4-3/18527@).

Нужно ли уведомить налоговиков о том, что лицо, подписавшее декларацию (расчет), действовало на основании доверенности? В уже упомянутом пункте 5 статьи 80 НК РФ сказано, что сведения о доверенности, которая дает право подписания налоговой отчетности, вносятся в специальное поле самой декларации. При этом к декларации прилагается копия доверенности (обычная, без отметки о заверении, так как НК РФ этого не требует).

Если налогоплательщик отчитывается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, то копию доверенности на подписание отчетности можно также переслать по ТКС (п. 5 ст. 80 НК РФ). На практике применятся следующий алгоритм.

Представитель сдает в инспекцию копию доверенности от налогоплательщика на право удостоверять полноту и достоверность сведений, указанных в декларации. Документ можно представить как на бумажном носителе, так и в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в виде скана (правда, этот вариант надо предварительно согласовать с инспектором). В дальнейшем при отправке каждой декларации в ней нужно прикладывать информационное сообщение о доверенности.

Отметим, что в некоторых системах для отправки электронной отчетности сообщение о реквизитах доверенности автоматически прикрепляется к отчету. Так, при сдаче отчетности через «Контур.Экстерн» сообщение о представительстве заполняется один раз и отправляется автоматически вместе с каждой декларацией.

Получение электронных документов из ИФНС

В пункте 3 статьи 80 НК РФ перечислены категории налогоплательщиков, которые обязаны представлять налоговую отчетность только в электронном виде через оператора электронного документооборота (ЭДО). Так, все плательщики НДС должны сдавать декларации (расчеты) по этому налогу исключительно в электронной форме, вне зависимости от масштаба бизнеса и количества сотрудников. Что касается отчетности по другим видам налогов, то ее необходимо представлять в электронном виде по ТКС, если среднесписочная численность работников налогоплательщика превышает 100 человек.

Для названных участников электронного документооборота в Налоговом кодексе установлены дополнительные обязанности (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). Так, они должны обеспечить возможность получения от налоговых органов любых документов в электронной форме по ТКС (для этого нужно заключить договор с оператором электронного документооборота и иметь сертификат ключа проверки электронной подписи). Кроме этого вышеуказанные налогоплательщики обязаны направлять инспекторам квитанции о приеме полученных от них документов.

При этом Налоговый кодекс прямо разрешает делегировать названные обязанности уполномоченному лицу. Для этого в инспекцию по месту учета необходимо предоставить не только договор с оператором, но и документы, подтверждающие право представителя получать документы от данного налогового органа. Если же представителем является организация, а налогоплательщиком — физическое лицо, то в общем случае в инспекцию нужно предоставить еще и бумаги, подтверждающие право самого налогоплательщика на получение документов от ИФНС (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). В этом случае именно уполномоченное лицо будет отвечать за прием информации от налоговиков и направление им квитанций.

О том, как оформить доверенность для такого делегирования, статья 23 НК РФ умалчивает. А значит, применяются общие правила составления доверенности, о которых мы говорили выше.

В то же время в пункте 5.1 статьи 23 НК РФ перечислены дополнительные действия по уведомлению инспекторов об уполномоченном лице. Так, копию доверенности на лицо, которому переданы функции по «электронному общению» с налоговиками, нужно передать в налоговый орган в течение трех рабочих дней с момента ее оформления.

А если указанные полномочия делегированы организации (например, обслуживающей бухгалтерии), то дополнительно необходимо сообщить о том, какое именно физическое лицо будет действовать от имени уполномоченной организации (если это физлицо не является ее руководителем). В случае, когда «электронной перепиской» с налоговиками будет заниматься не руководитель, а другой сотрудник уполномоченной организации, помимо прочего потребуется документ, подтверждающий полномочия этого работника (то есть нужно будет оформить еще и доверенность от имени уполномоченной организации на работника этой организации). Копию такой доверенности можно передать в инспекцию лично или через представителя, либо направить в электронной форме через оператора электронного документооборота. В последнем случае документ представляется в виде отсканированной копии (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Подписание счетов-фактур

Пункт 6 статьи 169 НК РФ гласит, что «бумажный» счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации. Но тут же делается оговорка: либо иных уполномоченных лиц. Однако не уточняется, за кого именно уполномоченное лицо может подписывать счета-фактуры — за руководителя или за главного бухгалтера. А значит, уполномоченному лицу можно передать право проставлять в счетах-фактурах обе подписи. Справедливость такого вывода подтвердил Минфин России в письме от 21.10.14 № 03-07-09/53005 (далее — письмо № 03-07-09/53005; см. «Лицо, наделенное правом подписи на основании доверенности, может подписывать счета-фактуры как за главбуха, так и за руководителя»).

Что касается порядка делегирования права подписи счетов-фактур, то пункт 6 статьи 169 НК РФ предлагает два варианта действия на выбор организации: оформление доверенности или составление приказа. Но в любом случае (и в приказе, и в доверенности) нужно указать, за кого именно вправе расписываться уполномоченное лицо — руководителя, главбуха или обоих этих должностных лиц. Доверенность, поскольку не установлено иное, оформляется по общим правилам ГК РФ, о которых мы говорили выше. На основании анализа пункта 6 статьи 169 НК РФ можно сделать вывод, что законодатель фактически разрешает делегировать право подписи счетов-фактур лицам, которые не являются штатными сотрудниками организации. Ведь если бы речь шла только о работниках, то было бы достаточно одного из упомянутых подтверждающих документов — приказа. Тогда как с помощью доверенности можно передать право подписи любому лицу.

Отдельно отметим, что если лицом, уполномоченным подписывать счета-фактуры за руководителя, является главный бухгалтер, то доверенность или приказ составляются на главбуха именно для совершения действий от лица руководителя. При этом подписывать счета-фактуры от своего имени главбух вправе без оформления каких-либо дополнительных документов (письмо № 03-07-09/53005).

Уполномоченное лицо проставляет свою подпись непосредственно в реквизитах «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» счета-фактуры. При этом указываются ФИО именно того лица, которое фактически подписало счет-фактуру. Рядом можно отразить должность лица, подписавшего счет-фактуру, а также реквизиты документа (приказа или доверенности), дающего ему такие права.

Электронный счет-фактура, в отличие от «бумажного», подписывается только одной подписью — усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом по организации или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ). То есть делегирование права подписи электронного счета-фактуры происходит по тем же правилам, что и «бумажного»: достаточно приказа, либо соответствующей доверенности. При этом показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» в электронном счете-фактуре не формируется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

В заключение этой главы заметим, что законодательство не обязывает доверителя каким-либо образом уведомлять налоговые органы о факте делегирования полномочий по подписанию счетов-фактур. Равно как и представлять в инспекцию копию соответствующего приказа или доверенности.

Подписание первичных и денежных документов

Правила оформления бухгалтерских документов регламентируются уже не налоговым, а бухгалтерским законодательством. Так, составлению «первички» посвящена статья 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). В ней сказано, что документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления.

Чуть больше конкретики содержится в пункте 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Эта норма гласит, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Получается, что для предоставления тому или иному лицу права подписи «первички» достаточно включить это лицо в соответствующий перечень, утвержденный приказом или распоряжением руководителя организации. Никаких дополнительных документов (в частности, доверенности) не требуется.

Аналогичным образом решается вопрос с подписанием денежных и расчетных документов — перечень лиц, уполномоченных проставлять свою подпись на таких документах, утверждается руководителем организации. Обычно этот перечень является приложением к учетной политики организации.

Поэтому в случае с «первичкой» главное правило — обеспечить корреляцию между формами документов, утвержденными в организации, и перечнем лиц, имеющих право их подписывать. Для этого все реквизиты, связанные с подписью, лучше сделать нейтральными. Например, можно использовать такие фразы: «Подпись уполномоченного лица» либо «Руководитель или иное уполномоченное лицо».

Это, кстати, позволит избежать проблем при подписании тех первичных документов, которые, согласно установленному в организации порядку, требуют обязательного проставления автографа руководителя или главбуха. В случае отсутствия этих лиц на работе (отпуска, болезни и т.п.) достаточно будет оформить приказ или другой распорядительный документ по организации, который позволит, например, главбуху подписывать «первичку» за руководителя, или наоборот.

Источник: http://www.buhonline.ru/pub/beginner/2016/11/11656

Финансовые документы предприятия: особенности и структура

Ведение внешнеэкономической деятельности подразумевает умение ориентироваться в большом количестве документов, в том числе и финансовых. В этой статье мы познакомим вас с особенностями и содержанием финансовых документов.

Мы расскажем о том, какие финансовые документы, относящиеся к деятельности предприятия, должна иметь компания, занимающаяся импортом или экспортом, об их структуре и о том, кто имеет право на их подпись.

Финансовые документы при ВЭД

Финансовые документы предприятия – документы, из которых можно узнавать финансовое состояние организации за конкретную дату или итоги его работы за конкретный период. Из этих документов можно узнать о возможностях организации в плане финансов, прибыли или убытках, возможностях для дальнейшего ведения деятельности. Главные финансовые документы: балансовый отчёт, отчёт о прибыли или убытках, отчёт о направлениях расхода денег.

Рассмотрим основные финансовые документы в РФ, которые требуются для осуществления внешнеэкономической деятельности:

• Счёт-фактура. Документ, являющийся основанием для выполнения оплаты;
• Счёт-проформа. Документ, требующийся для подтверждения таможенной стоимости и прохождения таможенного контроля. В нём указаны цена и стоимость транспортируемого товара. Счёт-проформа не является основанием для оплаты;
• Инвойс. Является аналогом счёт-фактуры и товарной накладной. В документе имеются данные о продавце и покупатели, условия поставки, ссылка на договор ВЭД, название товара, коды ТН ВЭД, стоимость и цена;
• Сертификат страны происхождения. Его требуется получать в государстве экспорта. Выдается документ в торгово-промышленной палате. Применяется он для прохождения таможенного оформления и обеспечения уплаты пошлины со льготами.

Другие виды финансовых документов

Компания, занимающаяся внешнеэкономической деятельностью, должна также иметь следующие документы финансовой отчётности:

Выпуск товаров за границу возможен только при наличии всех сопроводительных бумаг. Какие документы для экспорта необходимо представить на для таможни, читайте в нашей статье.
Читайте как рассчитать таможенную стоимость товара вот тут. Из этой статьи вы узнаете и о правилах оформления декларации таможенной стоимости.

Право подписи финансовых документов

Мы рассмотрели примерную структуру финансовых документов компаний, но кто имеет право подписывать их при оформлении?

Доверенность на право подписи может оформляться у нотариуса, однако эта крайняя мера. В большинстве предприятий имеется внутренняя доверенность на право подписи, снабженная специальным приказом.

Обычно право на подпись финансовых документов принадлежит руководителю организации или главному бухгалтеру. Однако, при их отсутствии на месте, право может быть передано другим сотрудникам.

Для выполнения доверенности на право подписи необходимо оформить её в письменной форме на бланке организации, а также поставить печать. В доверенности указывается следующая информация:

• дата и город оформления доверенности;
• паспортные данные сотрудников, на которых составляется доверенность, а также их подписи;
• срок, в течение которого документ остается действительным.

Внешнеэкономическая деятельность – это одновременно и широкие возможности для развития компании, и возникающие при этом сложности. ВЭД требует не только поиска контрагентов за рубежом, но и вдумчивого оформления документов. Информация о том, как оформляется договор между партнёрами по внешнеэкономическим операциям вот здесь. Финансовые документы – важнейшая часть документооборота компании. Из них можно узнать о финансовом состоянии организации, прибыли и убытках.

Финансовые бумаги важны и при осуществлении транспортировки груза через границу. Документы, требующиеся для таможенного оформления, несут в себе информацию таможенной стоимости груза, его характеристиках, условиях поставки и так далее. Они свидетельствуют о финансовом аспекте конкретной перевозки груза.

Дополнительные сведения по теме вы найдёте в рубрике «Документы».

Бесплатная консультация по телефону:

Санкт-Петербург и Лен.область: +7 (812) 309-93-24

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статье могла устареть!

Наш специалист бесплатно Вас проконсультирует.

Источник: http://vedinform.com/customs/docs/finansovye-dokumenty.html

Образец приказа о наделении правом подписи

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402, каждый факт хозяйственной жизни предприятия подлежит оформлению первичным учетным документом. К первичке относятся любые бумаги, касающиеся бухгалтерского и налогового учетов:

• счета-фактуры;
• платежные поручения;
• акты;
• выписки;
• справки;
• товарные накладные и т. д.

Обратимся к мнению Минфина России, высказанного по этому поводу в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012. Согласно ему, руководитель каждой организации должен определить перечень лиц, которым будет предоставлена возможность заверения первичных учетных документов.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая принадлежит главбуху организации. При необходимости директор предприятия определяет, кому следует делегировать заверение тех или иных бумаг. В основном оно предоставляется сотрудникам, которым по долгу службы приходится часто работать с первичкой: руководители обособленных подразделений и филиалов, работники бухгалтерии, сотрудники экономических отделов и т. д. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, возможность подписания бумаг не предоставляется.

• при помощи доверенности на подписание первички;
• утверждением специального распоряжения.

Теперь разберемся, в каких случаях нужно составлять доверенность, а в каких — издавать приказ.

Доверенность

Уместна в тех случаях, когда бумаги подписываются не только внутри предприятия, но и в других местах. Например, при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером банковской выписки и т. п.

Приказ

Он касается только тех лиц, которые трудятся в компании и получают право заверения строго внутрикорпоративных бумаг.

После составления указа директор должен заверить подписи работников, указанных в нем, своим автографом. Длительность действия распоряжения определяется в индивидуальном порядке: приказ на право подписи первичных документов может иметь бессрочный характер, а может составляться на конкретный срок, в зависимости от ситуации внутри фирмы.

Несмотря на то, будет ли оформлен распорядительный акт или руководитель отдаст свое предпочтение доверенности, в бланке необходимо указать:

• персональные данные уполномоченного лица;
• наименования бумаг, которые оно сможет подписывать;
• в случае, если оформляется доверенность, следует дополнительно указать срок ее действия.

Порядок передачи права подписи

В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:

• номер распоряжения;
• дата составления;
• наименование компании;
• населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

В основной части образец приказа на право подписи документов должен содержать данные сотрудника (или сотрудников, если приказ касается нескольких лиц):

• должность;
• Ф.И.О.;
• список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
• виза руководителя;
• образец подписи уполномоченного лица.

С данным решением следует ознакомить сотрудника. Он должен расписаться в знак ознакомления с ним и выразить согласие с передаваемыми ему обязанностями. Поскольку унифицированной формы приказа на данный случай не существует, вы можете самостоятельно разработать бланк, ориентируясь на наши образцы, и использовать его в работе.

Источник: http://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/obrazets-prikaza-o-nadelenii-pravom-podpisi