Право подписи оттиск печати

Как правильно подписывать документы

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

• Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
• Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
• А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

• учредительные документы организации;
• должностная инструкция;
• локальные нормативные акты;
• приказ;
• распоряжение;
• доверенность.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

• связанных с банковскими расчетами;
• различных ведомостях;
• кадровых бумагах;
• декларациях;
• счетах-фактурах;
• кассовых документах;
• договорах, которые нужно регистрировать;
• доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

• в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
• между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

• при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
• при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

Источник: http://assistentus.ru/vedenie-biznesa/kak-podpisyvat-dokumenty/

Глава 7. Карточка с образцами подписей и оттиска печати

Глава 7.
Карточка с образцами подписей и оттиска печати

Информация об изменениях:

Пункт 7.1 изменен с 15 февраля 2019 г. — Указание Банка России от 24 декабря 2018 г. N 5035-У

7.1. Карточка представляется клиентом в банк в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией, вместе с другими документами, необходимыми для открытия счета.

Карточка оформляется по форме N 0401026 по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93), приведенной в приложении 1 к настоящей Инструкции.

В случаях, предусмотренных в банковских правилах, карточка может быть оформлена по форме, установленной банковскими правилами и в обязательном порядке содержащей информацию, подлежащую включению в поля «Клиент (владелец счета)», «Отметка банка», «Сокращенное наименование клиента (владельца счета)», «Фамилия, имя, отчество», «Образец подписи», «Дата заполнения», «Подпись клиента», «Образец оттиска печати», «Место для удостоверительной надписи о свидетельствовании подлинности подписей» карточки, оформляемой в соответствии с абзацем вторым настоящего пункта. Карточка, форма которой установлена банковскими правилами, может содержать иную предусмотренную банковскими правилами информацию.

В случае использования карточки, форма которой установлена банковскими правилами, информация, подлежащая включению в поля «Место нахождения (место жительства)», «тел. N «, «N счета», «Срок полномочий», «Выданы денежные чеки» карточки, оформленной в соответствии с абзацем вторым настоящего пункта, включается в карточку, либо порядок фиксирования, хранения, обновления такой информации, обеспечивающий доступ к ней при обслуживании счета клиента, определяется в банковских правилах.

7.2. Карточка заполняется с применением пишущей машинки или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается.

7.3. Банк изготавливает необходимое для использования в работе количество копий карточки. Использование копий карточки, полученных на множительной технике, допускается при условии, что копирование производится без искажения.

Изготовленные на бумажном носителе копии карточки должны быть заверены подписью главного бухгалтера банка (его заместителя) либо сотрудника банка, уполномоченного распорядительным актом банка оформлять карточку в соответствии с пунктом 7.10 настоящей Инструкции (далее — уполномоченное лицо).

Вместо копий возможно использование нескольких экземпляров карточек, представленных клиентом.

При обслуживании банком нескольких счетов клиента и при условии совпадения перечня лиц, наделенных правом подписи, банк вправе не требовать оформления карточки к каждому счету в случаях и в порядке, предусмотренных в банковских правилах.

В случаях и в порядке, предусмотренных в банковских правилах, допускается использование банком копии карточки, полученной с использованием сканирующих устройств, заверенной аналогом собственноручной подписи главного бухгалтера банка (его заместителя) либо уполномоченного лица. При этом должна обеспечиваться возможность воспроизведения без искажения копии карточки, полученной с использованием сканирующих устройств, на бумажном носителе.

Допускается произвольное количество строк в полях «Клиент (Владелец счета)», «Выданы денежные чеки», «Прочие отметки», «Фамилия, имя, отчество» и «Образец подписи» с учетом количества лиц, наделенных правом подписи, а также в поле «N счета» в случае, предусмотренном пунктом 7.3 настоящей Инструкции.

При изготовлении карточки допускается подстрочное указание перевода полей карточки на языках народов Российской Федерации, а также на иностранных языках.

Поле «Образец оттиска печати» должно предусматривать возможность проставления оттиска печати, не выходя за границы данного поля.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 14 ноября 2016 г. N 4189-У в пункт 7.5 внесены изменения

7.5. В карточке указывается лицо (лица), наделенное (наделенные) правом подписи.

Право подписи принадлежит клиенту — физическому лицу, индивидуальному предпринимателю, физическому лицу, занимающемуся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой.

Право подписи может принадлежать физическим лицам на основании соответствующей доверенности, выданной в случаях и в порядке, установленных законодательством Российской Федерации, физическим лицом, индивидуальным предпринимателем, физическим лицом, занимающимся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой.

Информация об изменениях:

Право подписи принадлежит единоличному исполнительному органу клиента — юридического лица (единоличному исполнительному органу), а также иным сотрудникам (работникам), наделенным правом подписи клиентом — юридическим лицом, в том числе на основании распорядительного акта, доверенности.

Право подписи может принадлежать только сотрудникам (работникам) клиента — юридического лица, за исключением случаев, установленных абзацами девятым — одиннадцатым настоящего пункта.

Распоряжение денежными средствами, находящимися на открытых в Банке России счетах кредитной организации, в соответствии со статьей 11.1 Федерального закона «О банках и банковской деятельности» может быть возложено только на лиц, согласованных в соответствии с порядком, установленным частями шестой — восьмой указанной статьи.

Право подписи может быть передано клиринговой организации, оператору платежной системы, центральному платежному клиринговому контрагенту, управляющему или управляющей организации, конкурсному управляющему, лицам, оказывающим услуги по ведению бухгалтерского учета.

В случае если управляющая организация, выполняющая функции единоличного исполнительного органа, предоставляет своим сотрудникам (работникам) либо сотрудникам (работникам) клиента — юридического лица право подписи от имени клиента — юридического лица, такое право может быть предоставлено на основании распорядительного акта управляющей организации либо доверенности.

В качестве лица, наделенного правом подписи, может выступать единоличный исполнительный орган управляющей организации.

В карточке, представляемой клиентом — юридическим лицом, указывается не менее двух собственноручных подписей, необходимых для подписания документов, содержащих распоряжение клиента, если иное количество подписей не определено соглашением между банком и клиентом — юридическим лицом.

Возможные сочетания собственноручных подписей лиц, наделенных правом подписи, необходимых для подписания документов, содержащих распоряжение клиента, определяются соглашением между банком и клиентом.

7.6. Единоличный исполнительный орган клиента — юридического лица, индивидуальный предприниматель, могут не указываться в карточке в качестве лиц, наделенных правом подписи, при условии наделения правом подписи иных лиц.

7.7. Для оформления карточки посольству или консульству представляются только документы, подтверждающие статус лиц, указанных в карточке. Если ратифицированным в установленном законодательством Российской Федерации порядке международным договором предусмотрено право должностного лица посольства или консульства свидетельствовать подлинность подписей сотрудников соответствующего посольства или консульства, то банк принимает карточку, в которой подлинность подписей данных сотрудников засвидетельствована указанным должностным лицом.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 14 ноября 2016 г. N 4189-У в пункт 7.8 внесены изменения

7.8. Образец оттиска печати, проставляемого клиентом в карточке, должен соответствовать печати, которую имеет клиент.

Временная администрация по управлению кредитной организацией вправе проставить оттиск печати, изготовленной в соответствии с законодательством Российской Федерации, определяющим порядок деятельности временной администрации по управлению кредитной организацией.

Конкурсный управляющий (ликвидатор), внешний управляющий вправе проставить оттиск печати, используемой им при осуществлении конкурсного производства (ликвидации), внешнего управления.

7.9. Подлинность собственноручных подписей лиц, наделенных правом подписи, может быть засвидетельствована нотариально. Банк принимает карточку, в которой подлинность подписей всех лиц, наделенных правом подписи, засвидетельствована одним нотариусом.

7.10. Карточка может быть оформлена без нотариального свидетельствования подлинности подписей в присутствии уполномоченного лица в следующем порядке.

7.10.1. Уполномоченное лицо устанавливает личности указанных в карточке лиц на основании представленных документов, удостоверяющих личность.

7.10.2. Уполномоченное лицо устанавливает полномочия указанных в карточке лиц на основе изучения учредительных документов клиента, а также документов о наделении лица соответствующими полномочиями.

7.10.3. Лица, указанные в карточке, в присутствии уполномоченного лица проставляют собственноручные подписи в соответствующем поле карточки. В незаполненных строках проставляются прочерки.

7.10.4. Уполномоченное лицо в подтверждение совершения подписей лиц, указанных в карточке в его присутствии, заполняет в помещении банка поле «Место для удостоверительной надписи о свидетельствовании подлинности подписей» карточки в порядке, установленном пунктом 2.9 приложения 2 к настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Пункт 7.11 изменен с 15 февраля 2019 г. — Указание Банка России от 24 декабря 2018 г. N 5035-У

7.11. Карточка действует до прекращения договора банковского счета, счета по вкладу (депозиту), публичного депозитного счета, либо до ее замены новой карточкой.

В случае замены или дополнения хотя бы одной подписи и (или) замены (утери) либо прекращения использования печати, оттиск которой проставлен в карточке, изменения фамилии, имени, отчества указанного в карточке лица, в случаях изменения наименования, организационно-правовой формы клиента — юридического лица либо в случае досрочного прекращения (приостановления) полномочий органов управления клиента в соответствии с законодательством Российской Федерации клиентом представляется новая карточка.

Представление в банк новой карточки должно сопровождаться одновременным представлением документов, подтверждающих полномочия указанных в карточке лиц на распоряжение денежными средствами, находящимися на счете, а также документов, удостоверяющих личность лица (лиц), наделенного (наделенных) правом подписи. Банк не вправе принимать новую карточку без представления указанных документов, кроме случаев, когда указанные документы представлялись в банк ранее и банк ими уже располагает.

7.12. Банк вправе по письменному заявлению клиента вносить изменения в поля «Место нахождения (место жительства)», «тел. N» карточки.

Банк вправе самостоятельно вносить изменения в поля «Банк», «Отметка банка», «N счета», «Срок полномочий», «Выданы денежные чеки» карточки.

Случаи, когда допускается внесение изменений в поля «Место нахождения (место жительства)», «тел. N», «Банк», «Отметка банка», «N счета», «Срок полномочий», «Выданы денежные чеки» карточки, определяются банком в банковских правилах.

Банк вправе внести исправления в поля карточки, оформленной в порядке, установленном пунктом 7.10 настоящей Инструкции, при заполнении которых были допущены ошибки.

7.13. В случае если право подписи предоставляется временно лицам, не указанным в карточке, а также в случае временного использования дополнительного оттиска печати, к карточке представляются временные карточки, оформленные в порядке, установленном настоящей Инструкцией. При этом в правом верхнем углу на лицевой стороне карточки проставляется отметка «Временная».

7.14. Лицевая и оборотная стороны карточки заполняются в порядке, установленном приложением 2 к настоящей Инструкции.

7.15. По счету эскроу право подписи может быть передано бенефициару счета эскроу на основании договора счета эскроу, иного договора, по которому эскроу-агентом является банк. В этом случае в банк представляется карточка, для цели оформления которой бенефициар счета эскроу рассматривается в качестве клиента банка.

Источник: http://base.garant.ru/70684172/ae5f9867312347a00f66bc08a4b4fa06/

Подписи каких должностных лиц какой печатью правильно заверять?

Подпись и печать (а также гриф утверждения документа) являются основными реквизитами, относящимися к составу удостоверения документа, т.е. обеспечивают его юридическую силу. Оттиск печати действительно заверяет подлинность подписи должностного лица организации (того, кто имеет право от имени юридического лица осуществлять организационно-распорядительную и финансово-хозяйственную деятельность). Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты получения или расходования финансовых и материальных средств, а также на иных документах в случаях, когда законодательными или иными нормативными правовыми актами устанавливается обязательность проставления печати.

Технически оттиск печати проставляется на свободном от текста месте на уровне наименования должности лица, подписавшего документ, частично захватывая ее. В настоящее время не рекомендуется захватывать оттиском печати часть личной подписи (личного росчерка) должностного лица. Но юридический смысл проставления оттиска печати остается прежним: должностное лицо, чей личный росчерк (подпись) оформлен на данном документе, действительно занимает эту должность в организации, наименование которой вырезано на печати, и имеет право подписывать данный документ. В некоторых случаях для проставления оттиска печати на листе бумаги выделяется специальная площадь, которая обозначается как «МП» («место печати»).

«Лучшие практики» организаций рекомендуют разрабатывать отдельное положение о печатях и штампах, в котором должны быть установлены виды применяемых печатей, порядок их учета, выдачи и т.п. Организация имеет одну «главную» печать и может иметь печати специального назначения:

• печати структурных подразделений с обозначением их наименований, включая филиалы и удаленные структурные подразделения;
• печати с обозначением конкретной цели их применения для удостоверения подписей («Для договоров»; «Для договоров возмездного оказания услуг»; «Для счетов-фактур» и т.п.). Иногда на печати указывается ее номер, например, «Для договоров № 3», если изготовлены три печати для удостоверения договоров, которые применяются в трех структурных подразделениях, должностные лица которых на основании доверенностей имеют право заключать договоры конкретной разновидности от имени всего юридического лица.

В качестве приложения к положению о печатях и штампах, а лучше – в качестве самостоятельного классификатора, подлежащего утверждению приказом первого руководителя организации, рекомендуется разрабатывать перечень документов, которые подлежат удостоверению оттиском печати организации («главной» или основной печати). В этот перечень (классификатор) обычно включаются:

Разработка конкретного перечня (классификатора) имеет важное значение в связи с регламентацией применения видов электронных подписей в организации, т.к. усиленная квалифицированная подпись заменяет в том числе и оттиск «главной» (основной) печати.

Заметьте, что речь идет об удостоверении оттиском печати видов документов, т.е. печать ставится на документ, созданный юридическим лицом. А вот вопрос о том, кто из должностных лиц имеет право подписывать эти виды документов, решается путем делегирования полномочий. Оно фиксируется в:

Если начальник отдела кадров имеет право подписывать (заключать) от имени организации договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами и это делегированное полномочие зафиксировано в положении об отделе кадров (в разделе «Руководство») и в доверенности, то его подпись должна быть удостоверена оттиском «главной» печати организации, т.к. договоры возмездного оказания услуг включены в перечень (классификатор) документов, подлежащих удостоверению печатью организации. Оттиск собственной печати отдела кадров в этом случае будет недействительным, не обеспечивающим юридическую силу подписи начальника отдела на договоре.

Допустим, в положении о системе делегирования полномочий и в должностной инструкции заместителя главного бухгалтера по налоговой отчетности зафиксировано его право подписывать справки о доходах сотрудников организации (форма 2-НДФЛ). Поэтому на данном документе будет проставлен оттиск «главной» печати организации, подтверждающий подпись (делегированное право подписания) заместителя главного бухгалтера.

Итак, при анализе юридической силы документа в случае сомнения в его подлинности, а также в случаях проверок и ревизий проверяется прежде всего право подписания документа на основе организационных и распорядительных документов, обеспечивающих систему делегирования полномочий, а не просто оттиск печати.

Источник: http://www.delo-press.ru/questions.php?n=13775

Акт приема-передачи печати

Составление акта приема-передачи печати происходит тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.

Кто обязан пользоваться печатями

Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.

С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.

Зачем нужен акт приема-передачи печати

Печать на любом предприятии – объект особо охраняемый, за ее содержание и сохранность, как правило, отвечает один конкретный человек: либо директор компании, либо сотрудник, назначенный на это особым распоряжением руководства. Часто для хранения печати рекомендуют использовать специальный сейф, с доступом ограниченного круга лиц.

При помощи печати визируется документация фирмы, причем зачастую важность бумаг значения не имеет – это могут быть какие-то ежедневные рутинные документы или же ценные договоры и контракты. Без специального оттиска, который обычно содержит реквизиты организации и иногда какие-то секретные обозначения (такая маркировка используется для защиты печатей и штампов от подделки) тот или иной документ не будет считаться действительным, именно поэтому организации стремятся ограничить доступ к печатям. Соблюдение определенных мер безопасности позволяет также избежать попадания печатей и штампов в руки мошенников и прочих нечистоплотных граждан, а значит и использования их в корыстных или каких-то иных злонамеренных целях.

Печать, конечно, можно передать и без составления акта, но в случае, если произойдет какое-то нештатное, выходящее за рамки закона событие с применением печати, установить и доказать виновность того или иного лица будет крайне затруднительно.

В каких случаях используется акт приема-передачи

Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.

1. Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).
2. Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).
3. Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.

Кто составляет акт

Данный документ составляется от имени двух сторон. Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.

Правила составления акта

На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.

В акте обязательно должно быть указано:

• наименование компании — владельца печати,
• должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
• и того, которому она передается,
• нужно отразить причину передачи,
• дату, до которой печать переходит в другие руки,
• поставить оттиск печати,
• подписи обоих сотрудников.

С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.

Правила оформления акта

Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.

Документ создается в трех экземплярах:

• один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
• второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
• третий передается в компанию.

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).

Образец акта приёма-передачи печати

1. В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.
2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
3. Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:
   • полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
   • повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
   • должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
   • должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.

В этом же абзаце нужно вписать,

• на основании каких документов действуют сотрудники
• и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.

Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).

В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.

Источник: http://assistentus.ru/forma/akt-priema-peredachi-pechati/

Глава 7. Карточка с образцами подписей и оттиска печати

Глава 7. Карточка с образцами подписей и оттиска печати

7.1. Карточка оформляется на бланке формы N 0401026 по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93), установленной Приложением 1 к настоящей Инструкции, и представляется клиентом в банк в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией, вместе с другими документами, необходимыми для открытия банковского счета, счета по вкладу (депозиту) (далее в настоящей главе и Приложении 2 к настоящей Инструкции — счет).

7.2. Карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается.

Информация об изменениях:

7.3. Банк изготавливает необходимое для использования в работе количество копий карточки. Использование копий карточки, полученных на множительной технике, допускается при условии, что копирование производится без искажения.

Изготовленные на бумажном носителе копии карточки должны быть заверены подписью главного бухгалтера банка (его заместителя), либо сотрудника банка, уполномоченного распорядительным актом банка оформлять карточку в соответствии с пунктом 7.13. настоящей Инструкции (далее — уполномоченное лицо).

Вместо копий возможно использование дополнительных экземпляров Карточек, представленных клиентом.

В случае обслуживания одним операционным работником банка нескольких счетов клиента и при условии совпадения перечня лиц, наделенных правом подписи, банк вправе не требовать оформления карточки к каждому счету.

В случаях и в порядке, предусмотренных в банковских правилах, допускается использование банком копии карточки, полученной с использованием сканирующих устройств, заверенной аналогом собственноручной подписи главного бухгалтера банка (его заместителя) либо уполномоченного лица. При этом должна обеспечиваться возможность воспроизведения копии карточки, полученной с использованием сканирующих устройств, на бумажном носителе по форме, установленной приложением 1 к настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 14 мая 2008 г. N 2009-У в пункт 7.4 внесены изменения

7.4. Бланки Карточек изготавливаются клиентами, банком самостоятельно.

Принятие банком карточки с иным количеством или расположением полей не допускается.

Допускается произвольное количество строк в полях «Владелец счета», «Выданы денежные чеки», «Прочие отметки», «Фамилия, имя, отчество» и «Образец подписи» с учетом количества лиц, наделенных правами первой или второй подписи, а также в поле «N банковского счета» в случае, предусмотренном пунктом 7.3 настоящей Инструкции.

При изготовлении карточки допускается подстрочное указание перевода полей карточки на языках народов Российской Федерации, а также на иностранных языках.

Поле «Образец оттиска печати» должно предусматривать возможность проставления оттиска печати диаметром не менее 45 мм, не выходя за границы данного поля.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 14 мая 2008 г. N 2009-У пункт 7.5 изложен в новой редакции

7.5. Право первой подписи принадлежит клиенту — физическому лицу, индивидуальному предпринимателю, физическому лицу, занимающемуся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой.

Право первой подписи может принадлежать физическим лицам на основании соответствующей доверенности, выданной в случаях и в порядке, установленных законодательством Российской Федерации, физическим лицом, индивидуальным предпринимателем, физическим лицом, занимающимся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой.

Право первой подписи принадлежит руководителю клиента — юридического лица (единоличному исполнительному органу), а также иным лицам (за исключением лиц, указанных в пункте 7.6 настоящей Инструкции), наделенным правом первой подписи распорядительным актом клиента — юридического лица, либо на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Руководитель обособленного подразделения клиента — юридического лица при наличии у него соответствующих полномочий, вправе своим распорядительным актом либо на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, наделить правом первой подписи сотрудников данного обособленного подразделения (за исключением лиц, указанных в пункте 7.6 настоящей Инструкции).

В случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации, право первой подписи может быть передано управляющему или управляющей организации.

В случае, если управляющая организация, выполняющая функции единоличного исполнительного органа, предоставляет своим сотрудникам либо сотрудникам клиента — юридического лица право первой подписи от имени клиента — юридического лица, такое право может быть предоставлено на основании распорядительного акта управляющей организации либо доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В качестве лица, имеющего право первой подписи, может выступать единоличный исполнительный орган управляющей организации.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 14 мая 2008 г. N 2009-У пункт 7.6 изложен в новой редакции

7.6. Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру клиента — юридического лица и(или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта клиента — юридического лица.

Лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета в обособленном подразделении клиента — юридического лица, может быть предоставлено право второй подписи на основании распорядительного акта руководителя данного обособленного подразделения, при наличии у него соответствующих полномочий.

В случае, если ведение бухгалтерского учета передано в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, третьим лицам, клиент — юридическое лицо может предоставить право второй подписи данным лицам.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 25 ноября 2009 г. N 2342-У в пункт 7.7 внесены изменения

7.7. Руководитель клиента — юридического лица, индивидуальный предприниматель и главный бухгалтер клиента — юридического лица могут не указываться в карточке в качестве лиц, наделенных правом, соответственно, первой или второй подписи, при условии наделения правом первой или второй подписи иных лиц.

7.8. Для оформления карточки посольству или консульству представляются только документы, подтверждающие статус лиц, указанных в карточке. Если ратифицированным в установленном законодательством Российской Федерации порядке международным договором предусмотрено право должностного лица посольства или консульства свидетельствовать подлинность подписей сотрудников соответствующего посольства или консульства, то банк вправе принять карточку, в которой подлинность подписей данных сотрудников засвидетельствована указанным должностным лицом.

7.9. Правом первой или второй подписи могут быть наделены одновременно несколько сотрудников юридического лица.

Наделение одного физического лица одновременно правом первой и второй подписи не допускается.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 14 мая 2008 г. N 2009-У в пункт 7.10 внесены изменения

7.10. Если руководитель клиента — юридического лица ведет в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, бухгалтерский учет лично, в карточке проставляется собственноручная подпись (подписи) лица (лиц), наделенных правом только первой подписи.

При этом в карточке напротив поля «Вторая подпись» в полях «Фамилия, имя, отчество» и «Образец подписи» указывается, что лицо, наделенное правом второй подписи, отсутствует.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 14 мая 2008 г. N 2009-У в пункт 7.11 внесены изменения

7.11. Образец оттиска печати юридического лица (филиала, представительства), проставляемого клиентом в карточке, должен соответствовать печати, которую имеет клиент.

Временная администрация по управлению кредитной организацией проставляет оттиск печати, изготовленной в соответствии с законодательством Российской Федерации, определяющим порядок деятельности временной администрации по управлению кредитной организацией.

Конкурсный управляющий (ликвидатор), внешний управляющий проставляет оттиск печати, используемой им при осуществлении конкурсного производства (ликвидации), внешнего управления.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 14 мая 2008 г. N 2009-У пункт 7.12 изложен в новой редакции

7.12. Подлинность собственноручных подписей лиц, наделенных правом первой или второй подписи, может быть засвидетельствована нотариально. Банк принимает карточку, в которой подлинность подписей всех лиц, наделенных правом первой или второй подписи, засвидетельствована одним нотариусом.

7.13. Карточка может быть оформлена без нотариального свидетельствования подлинности подписей в присутствии уполномоченного лица в следующем порядке:

7.13.1. Уполномоченное лицо устанавливает личности указанных в карточке лиц на основании представленных документов, удостоверяющих личность.

7.13.2. Уполномоченное лицо устанавливает полномочия указанных в карточке лиц на основе изучения учредительных документов клиента, а также документов о наделении лица соответствующими полномочиями.

7.13.4. В подтверждение совершения подписей указанных лиц в присутствии уполномоченного лица уполномоченное лицо в помещении банка заполняет поле «Место для удостоверительной надписи о свидетельствовании подлинности подписей» карточки в порядке, установленном пунктом 2.9 Приложения 2 к настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 25 ноября 2009 г. N 2342-У в пункт 7.14 внесены изменения

7.14. Карточка действует до прекращения договора банковского счета, закрытия счета по вкладу (депозиту), либо до ее замены новой карточкой.

В случае замены или дополнения хотя бы одной подписи и(или) замены (утери) печати, изменения фамилии, имени, отчества указанного в карточке лица, в случаях изменения наименования, организационно-правовой формы клиента — юридического лица либо в случае досрочного прекращения полномочий органов управления клиента в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в случае приостановления полномочий органов управления клиента в соответствии с законодательством Российской Федерации клиентом представляется новая карточка.

Представление в банк новой карточки должно сопровождаться одновременным представлением документов, подтверждающих полномочия указанных в карточке лиц на распоряжение денежными средствами, находящимися на банковском счете, а также документов, удостоверяющих личность лица (лиц), наделенного (наделенных) правом первой или второй подписи. Банк не вправе принимать новую карточку без представления указанных документов, кроме случаев, когда указанные документы представлялись в банк ранее и банк ими уже располагает.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 25 ноября 2009 г. N 2342-У пункт 7.15 изложен в новой редакции

7.15. Банк вправе по письменному заявлению клиента вносить изменения в поля «Место нахождения (место жительства)», «тел. N» карточки.

Банк вправе самостоятельно вносить изменения в поле «Срок полномочий» карточки.

Случаи, когда допускается внесение изменений в поля «Место нахождения (место жительства)», «тел. N», «Срок полномочий» карточки, определяются банком в банковских правилах.

В случае когда изменение номера банковского счета, счета по вкладу (депозиту) обусловлено требованиями законодательства Российской Федерации, а также в случае, предусмотренном пунктом 10.5 настоящей Инструкции, банк вправе самостоятельно внести соответствующие изменения в поля «N банковского счета» и «Отметка банка» карточки.

Банк вправе внести исправления в поля карточки, оформленной в порядке, установленном пунктом 7.13 настоящей Инструкции, при заполнении которых были допущены ошибки.

Порядок внесения изменений и исправлений в поля карточки определяется банком самостоятельно в банковских правилах. При внесении изменений и исправлений зачеркивание текста осуществляется тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое.

7.16. В случае если право первой или второй подписи предоставляется временно лицам, не указанным в карточке, к карточке представляются временные карточки, оформленные в порядке, установленном настоящей Инструкцией. При этом в правом верхнем углу на лицевой стороне карточки проставляется отметка «Временная».

7.17. Лицевая и оборотная стороны карточки заполняются в порядке, установленном Приложением 2 к настоящей Инструкции.

> Закрытие банковского счета

Содержание Инструкция Банка России от 14 сентября 2006 г. N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник: http://base.garant.ru/58046998/ae5f9867312347a00f66bc08a4b4fa06/